Arbeitszeiterfassung ist Pflicht: Was Arbeitgeber wissen müssen

Die Kernaussage vorweg: Jeder Arbeitgeber in Deutschland muss Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit seiner Beschäftigten erfassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht am 13.09.2022 entschieden. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz bisher nicht vor, Papier wäre also möglich. Eine digitale Zeiterfassung per App erfüllt die Pflicht aber mit dem geringsten Aufwand und liefert Überstunden und Urlaub gleich mit.

Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Ja. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit erfasst werden (Quelle: Bundesarbeitsgericht). Grundlage ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14.05.2019 (C-55/18). Die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße, also auch für kleine Betriebe.

Seit wann gilt die Pflicht zur Zeiterfassung?

Seit dem Beschluss vom 13.09.2022. Das Bundesarbeitsgericht hat dabei kein neues Gesetz geschaffen, sondern das bestehende Arbeitsschutzgesetz ausgelegt. Die Pflicht gilt deshalb ab sofort und ohne Übergangsfrist. Die schriftliche Begründung wurde im Dezember 2022 veröffentlicht.

Was muss bei der Arbeitszeiterfassung erfasst werden?

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, einschließlich Überstunden. Pausen sollten erkennbar sein, damit sich die tatsächliche Arbeitszeit nachvollziehen lässt. Damit lassen sich auch die Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten aus dem Arbeitszeitgesetz überprüfen, und genau darum geht es dem Gericht: um den Gesundheitsschutz der Beschäftigten.

Muss die Arbeitszeit elektronisch erfasst werden?

Derzeit nicht. Das Bundesarbeitsgericht verlangt ein System, legt aber keine Form fest. Solange der Gesetzgeber nichts anderes regelt, haben Arbeitgeber Spielraum bei der Ausgestaltung. Ein Gesetz, das die Form regelt, ist noch nicht beschlossen (Stand 2. November 2026). Das Bundesarbeitsministerium hat einen Entwurf vorgelegt, der eine elektronische Erfassung vorsieht, mit Übergangsfristen und Ausnahmen für kleine Betriebe. Wer heute digital erfasst, ist für eine solche Regel bereits gerüstet.

Gibt es Vertrauensarbeitszeit noch?

Ja. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber nicht vorgibt, wann gearbeitet wird. Erfasst werden muss die Arbeitszeit trotzdem. Nach der Begründung des Bundesarbeitsgerichts darf der Arbeitgeber die Aufzeichnung aber an die Beschäftigten übertragen, etwa per App. Er bleibt dafür verantwortlich, dass tatsächlich erfasst wird.

Welche Aufzeichnungspflichten gab es schon vorher?

Zwei Regeln gelten schon länger und bestehen weiter:

Was droht, wenn die Arbeitszeit nicht erfasst wird?

Für einen Verstoß gegen die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz gibt es kein unmittelbares Bußgeld. Die Arbeitsschutzbehörde kann die Zeiterfassung aber anordnen. Wer eine solche vollziehbare Anordnung nicht befolgt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro (§ 25 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetz). Hinzu kommen Bußgelder bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflichten aus Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz. Und ohne Aufzeichnung fehlt im Streit um Überstunden die Grundlage.

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Wie die Zeiterfassung in Ihrem Betrieb konkret aussehen muss, etwa für leitende Angestellte, Außendienst oder bei einem Betriebsrat, klären Sie mit Ihrer Rechts- oder Steuerberatung.

Drei Fragen, bevor Sie eine Zeiterfassung einführen

1. 1

   Wo arbeiten Ihre Leute?

   Im Büro, in der Werkstatt, auf der Baustelle oder im Homeoffice? Davon hängt ab, ob eine App auf dem Handy, der Browser am Rechner oder ein Terminal am Eingang am besten passt. Oft ist es eine Mischung.

2. 2

   Was soll noch mit rein?

   Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Projektzeiten oder Baustellendokumentation lassen sich in derselben App erledigen. Das spart Excel-Listen und Rückfragen.

3. 3

   Wie kommen die Zeiten in die Lohnabrechnung?

   Ein Export, etwa zu DATEV, erspart das Abtippen am Monatsende. Fragen Sie Ihr Lohnbüro, welches Format es braucht.

Wie lässt sich die Arbeitszeit einfach erfassen?

Am einfachsten mit einer Zeiterfassungs-App: Mitarbeitende stempeln per Handy oder am Rechner ein und aus, Überstunden und Resturlaub rechnet das System selbst, die Auswertung geht per Export an die Lohnabrechnung. HU Solution richtet eine solche Lösung aus dem Partnernetz von Vodafone Business ein, 30 Tage kostenlos zum Testen. Mehr dazu auf der Seite Digitale Zeiterfassung.

Fazit

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt seit September 2022 für alle Arbeitgeber, auch wenn das Gesetz zur genauen Form noch aussteht. Wer jetzt digital erfasst, erfüllt die Pflicht, spart Aufwand bei Urlaub und Lohnabrechnung und ist auf eine künftige elektronische Pflicht vorbereitet.