Digitale Zeiterfassung per App: Arbeitszeit erfassen, wie das Gesetz es verlangt

Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer erfasst werden (Beschluss 1 ABR 22/21, Quelle: Bundesarbeitsgericht). Grundlage ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14.05.2019 (C-55/18). Die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Wie genau erfasst wird, hat der Gesetzgeber noch nicht abschließend geregelt; für Ihren Betrieb klären Sie das mit Ihrer Rechts- oder Steuerberatung.

Muss die Zeiterfassung digital sein?

Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Papier oder Tabellen sind aber aufwendig: Überstunden, Urlaub und Fehlzeiten müssen von Hand zusammengerechnet und an die Lohnabrechnung weitergegeben werden. Eine digitale Zeiterfassung rechnet das automatisch, ist von überall erreichbar und liefert die Auswertung auf Knopfdruck.

Was ist eine Zeiterfassungs-App?

Eine Zeiterfassungs-App ist eine Anwendung für Smartphone und Rechner, mit der Mitarbeitende ihre Arbeitszeit selbst erfassen, per Stempeluhr-Funktion beim Kommen und Gehen oder als digitaler Stundenzettel. Die Verwaltung läuft im Browser: Arbeitszeitmodelle festlegen, Urlaub genehmigen, Überstunden auswerten. HU Solution richtet die Zeiterfassungs-App aus dem Partnernetz von Vodafone Business ein, für Android, iPhone und Browser.

Welche Funktionen hat die Zeiterfassung?

Arbeitszeit per App oder am Rechner erfassen, auch projektbezogen, mit flexiblen Arbeitszeitmodellen und automatischem Überstundenkonto. Urlaubsanträge per App mit Genehmigung durch die Führungskraft, Urlaubskalender und Resturlaub. Krankmeldungen per App mit Foto. Auswertung und Export, mit Schnittstellen zu anderer Software wie DATEV. Optional ein stationäres Zeiterfassungsterminal mit NFC-Chip für Betriebe ohne Diensthandy.

Eignet sich die App auch für Handwerk, Bau und Außendienst?

Ja. Zusatzmodule decken typische Aufgaben auf Baustellen und im Außendienst ab: Bautagebuch und Arbeitsdokumentation mit Fotos, Rapporte mit Kundenunterschrift und automatischem PDF-Versand, eigene Formulare etwa für Führerscheinkontrolle oder Spesen, Material, Fahrzeuge und Lager. Dazu Aufgaben, Dienstplanung und ein Messenger mit automatischer Übersetzung in über 100 Sprachen, für Teams mit unterschiedlichen Muttersprachen.

Können wir die Zeiterfassung vorher testen?

Ja, 30 Tage kostenlos. Die Einführung erfolgt per Fernwartung, dabei werden Arbeitszeitmodelle und Benutzer gemeinsam angelegt. Danach entscheiden Sie, welche Module Sie dauerhaft brauchen. Weitere Module lassen sich später dazubuchen.

Was kostet digitale Zeiterfassung?

Abgerechnet wird monatlich pro Nutzer, je nach gewählten Modulen und Laufzeit, auch ohne feste Laufzeit möglich. Bei mehr Nutzern sinkt der Preis pro Nutzer. Ein Vodafone-Mobilfunkvertrag ist nicht nötig. Ein Angebot erhalten Sie nach einem kurzen Gespräch über Mitarbeiterzahl und Anforderungen.

Wer hilft bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

HU Solution aus Möglingen bei Stuttgart ist als Vodafone Business Partner Ihr Ansprechpartner für digitale Zeiterfassung. Wir klären Ihre Anforderungen, stellen die Lösung vor und begleiten Angebot und Einführung über das Partnernetz von Vodafone Business; den technischen Support im Alltag übernimmt der Hersteller direkt. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und findet online per Microsoft Teams statt.