Cloud-Telefonanlage oder klassische Anlage: Was passt zu Ihrem Unternehmen?

Eine Cloud-Telefonanlage ist für die meisten Unternehmen mit 20 bis 250 Mitarbeitern heute die passendere Lösung, weil sie Homeoffice, mehrere Standorte und Mobiltelefone ohne zusätzliche Hardware einbindet. Die klassische Anlage vor Ort ist trotzdem nicht automatisch falsch. Entscheidend ist, wie Ihr Team arbeitet und wie stabil Ihr Internetanschluss ist.

Was unterscheidet die beiden Systeme?

Der Kern liegt darin, wo die Anlage steht und wer sie betreibt. Bei der klassischen TK-Anlage steht die Technik in Ihrem Gebäude. Sie kaufen sie meist einmalig, ein Techniker richtet sie ein und wartet sie. Seit dem Ende von ISDN laufen auch diese Anlagen über einen IP-Anschluss, sie sind aber weiter an den Standort gebunden.

Bei der Cloud-Telefonanlage betreibt ein Anbieter die Technik im Rechenzentrum. Sie zahlen eine monatliche Gebühr pro Nutzer und verwalten Rufnummern, Warteschleifen und Weiterleitungen über eine Weboberfläche. Telefoniert wird mit Tischtelefon, Headset am Rechner, App auf dem Smartphone oder direkt in Microsoft Teams.

Wie sehen die Kosten im Vergleich aus?

Die Cloud-Anlage verschiebt Kosten von einer großen Anschaffung zu einem planbaren Monatsbetrag. Üblich sind je nach Funktionsumfang grob 5 bis 20 Euro pro Nutzer und Monat, Gesprächsminuten ins deutsche Netz sind oft enthalten. Eine eigene Anlage kostet dagegen beim Kauf einen vierstelligen bis fünfstelligen Betrag, dazu kommen Wartungsvertrag, Updates und irgendwann der Austausch.

Wann ist die klassische Anlage noch sinnvoll?

Eine eigene Anlage lohnt sich vor allem dort, wo der Internetanschluss schwach ist oder viel Spezialtechnik angebunden wird. Dazu gehören Betriebe mit Türsprechstellen, Aufzugsnotrufen, DECT-Funknetzen über große Hallen oder Alarmanlagen. Auch wer eine Anlage hat, die erst wenige Jahre alt ist und noch Wartung erhält, muss nicht sofort wechseln. Prüfen Sie in diesem Fall, ob sich das Homeoffice über eine Zusatzlösung anbinden lässt, und planen Sie den Wechsel zum Ende des Wartungsvertrags.

Was passiert bei einem Internet-Ausfall?

Bei der Cloud-Anlage hängt die Erreichbarkeit am Internetanschluss, deshalb gehört eine Ausweichlösung zur Planung. Fällt die Leitung aus, leiten Sie Anrufe in der Weboberfläche mit wenigen Klicks auf Mobiltelefone um. Der Anbieter nimmt die Gespräche weiter an, weil die Anlage selbst nicht in Ihrem Büro steht. Wer mehr Sicherheit will, ergänzt einen LTE- oder 5G-Backup-Router, der bei einem Ausfall automatisch übernimmt. Ein Autohaus in Böblingen, das wir begleitet haben, ist so auch bei Bauarbeiten vor dem Gebäude durchgehend erreichbar geblieben.

Drei Fragen vor dem Wechsel

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   Reicht Ihr Upload?

   Pro gleichzeitigem Gespräch rechnen Sie mit etwa 0,1 Mbit/s in jede Richtung. Wichtiger als die Bandbreite ist eine stabile Leitung mit niedriger Verzögerung.

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   Können Sie Ihre Rufnummern mitnehmen?

   In aller Regel ja. Klären Sie den Portierungstermin und die Kündigungsfrist Ihres bisherigen Anschlusses, damit es keine Lücke gibt.

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   Welche Geräte hängen heute an der Anlage?

   Faxgerät, Türsprechstelle, Frankiermaschine oder Notruf brauchen oft eine eigene Lösung. Erfassen Sie diese Geräte vorher, dann gibt es am Umstellungstag keine Überraschung.

Ob Cloud oder eigene Anlage: Die richtige Wahl hängt an Ihrem Anschluss, Ihren Standorten und der Arbeitsweise Ihres Teams. Ein Vergleich mehrerer Anbieter zeigt schnell, welche Variante sich für Sie rechnet.